九段秘书

         总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？什么是结果？下面是一至九段秘书的不同做法。 

        一段秘书的做法：发通知--用电子邮件或在黑板上发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。 

        二段秘书的做法：抓落实--发通知后，再打电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。 

        三段秘书的做法：重检查--发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。 

        四段秘书的做法：勤准备--发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。 

        五段秘书的做法：细准备--发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质？议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。 

        六段秘书的做法：做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。 

        七段秘书的做法：发记录--会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。 

        八段秘书的做法：定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。 

        九段秘书的做法：做流程--把上述过程帮成标准化的"会议"流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！ 

        从以上九个不同段位的秘书的工作方法可以看出，由于对结果的追求程度不同，工作内容也发生了很大变化。总经理要的是结果，不是问我过程，至于过程中遇到的问题是我们应该去解决的，而不是强调这些客观，应该是从主观能动性上找问题，强调客观对我们于事无补，从主观上端正自己的态度才可以帮到我们提高工作。